Udbudsform

Det aktuelle udbud sker i henhold til Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015).
Udbuddet er omfattet af Udbudslovens afsnit vedr. regionale/kommunale myndigheders og offentlige organers mv. vareindkøb og tjenesteydelser under tærskelværdierne og uden grænseoverskridende interesse – jf. køb af vagttjenester ligger indenfor Light-regimet i Udbudsloven (CPV kode 79713000).

Udbuddet er dermed kun omfattet af de forvaltningsretlige principper om saglighed i forvaltningen, herunder forbuddet mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet.

Spørgsmål til udbuddet

Alle henvendelser i forhold til udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal fremsendes pr. e-mail til AC-konsulent Heidi Klemmensen på hkl@kerteminde.dk med emnet ”Spørgsmål – Udbud  fast vagt-ordning Kerteminde Rådhus”.

Spørgsmål skal være fremsendt senest d. 13.10.2017

Tidsplan

Annoncering af udbud 15.09.2017
Sidste frist for modtagelse af spørgsmål 13.10.2017
Sidste frist for modtagelse af tilbud 31.10.2017
Beslutning om vinder af udbuddet 31.10.2017 - 15.11.2017
Underretning til vinder af udbuddet og de øvrige tilbudsgivere 15.11.2017
Offentliggørelse på kommunens hjemmeside 15.11.2017
Stand still-periode15.11.2017 - 30.11.2017
Aftalens indgåelse 30.11.2017
Aftalens ikrafttræden 01.01.2018

Evaluering af indkomne tilbud

Kerteminde Kommune har i udbudsbetingelserne beskrevet, at tilbuddene vurderes med henblik på at identificere det ’økonomisk mest fordelagtige tilbud’ med vægtning af tildelingskriterierne:
Pris: 75 % - Kvalitet: 25 %

Tilbudsfrist

Tilbuddet skal affattes på dansk og mailes direkte til:Heidi Klemmensen, Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen, Mail: hkl@kerteminde.dk
Senest: d. 31.10.2017
I emnefeltet skal anføres: ”Tilbud på fast vagt-ordning Kerteminde Rådhus”
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

Spørgsmål og svar

Dato for spørgsmål Nr. Spørgsmål Svar fra Kerteminde Kommune
21.09.2017  1. Bilag 6: Tilbudsgiver har ikke mulighed for at vedhæfte godkendelse af personale. En sådan godkendelse kommer i form af et vagtkort og er personligt.  Det er derfor ikke muligt at fremsende kopier af sådanne godkendelser.

22.09.2017
 Ordregiver frafalder udvælgelseskriteriet om vedhæftelse af dokumentation for  ”godkendelse af personale i vagtvirksomhed”, jf. Bilag ’Udvælgelseskriterier’, afsnit 6.2. Ordregiver forventer, at denne dokumentation kan fremvises, af den vagt som tilknyttes Kerteminde Rådhus fra den vindende vagtvirksomhed, jf. bilag 1: ’kravspecifikation’.

10.10.2017 2

1. Kan Ordregiver acceptere, hvilket er sædvanligt i praksis og i henhold til forsikringsbekræftelsen, at Tilbudsgivers ansvar er begrænset til kr. 15 mio./€ 2 mio. per skade og år ?

2. Kan Ordregiver acceptere, at strejke blandt Tilbudsgivers ansatte anses som force majeure, hvis Tilbudsgiver 1) ikke havde forudgående kendskab til en strejkes udvikling, og 2) at Tilbudsgiver har foretaget alle rimelige foranstaltninger for at undgå strejke ?

11.10.2017
Ordregiver accepterer begge forhold beskrevet i tilbudsgivers spørgsmål.

 

13.10.2017 3

Bilag 1 – kravspecifikation
Pkt. 7: Har ordregiver minimumskrav til værdiopbevaringsenheden?

16.10.2017
Nej der er ikke fastsat minimumskrav
13.10.2017 4

Bilag 2 – Kontrakt:
§4 – andet afsnit: Er det korrekt forstået, at Kerteminde Kommune vil afholde udbud af vagtydelser i kontraktperioden?

 I bekræftende fald, hvad er incitamentet for tilbudsgiver ved at indgå kontrakt for 4 år?

§ 10: Vil ordregiver acceptere en ændring af teksten til følgende ordlyd: ”Priserne kan reguleres med de dokumenterbare

omkostninger (overenskomst, lov etc.).”

Konsekvensen ved den nuværende formulering er, at tilbudsgiver skal tage højde for udhulningen af prisen og kunstigt sætte prisen ”for højt” i start af kontraktperiode, for ikke at få et tab i de/det sidste år af aftalen.

§ 18: Vil ordregiver acceptere at følgende tekst tilføjes:” Kontrakthaver hæfter i intet tilfælde for drifttab, tidstab, avancetab eller andet indirekte tab”.

16.10.2017

Bilag 2, §4: Kontraktperiode
Nej, Kerteminde Kommune vil som udgangspunkt ikke afholde udbud af vagtydelser i perioden, da der forventes at indgå kontrakt  på vagtydelser for 4 år.

Passus  er indskrevet i rammeaftalen, for at imødekomme en situation, hvor samarbejdet mellem Kerteminde Kommune og kontraktholder stopper før den 4-årige periode for rammeaftalen.

Bilag 2,§10: Prisregulering
Kerteminde Kommune fastholder oprindelig formulering

Bilag 2, § 18: Erstatningsansvar og forsikring
Kerteminde Kommune fastholder oprindelig formulering

 

13.10.2017 5

Bilag 7 – Tildelingskriterier
Pkt. 7.1: Under afsnittet ”De anførte priser” står der: ” omfatter samtlige omkostninger som tilbudsgiver må have i forbindelse med gennemførsel af forløbet for ledige fleksjobber”. Kan ordregiver bekræfte, at dette er gældende?

Der er ikke tale om forløbet for ledige fleksjobber, men om udbud af fast vagt-ordning på Kerteminde Rådhus

Der ligger nu et tilrettet bilag 7, hvor teksten er korrekt

 

Udbudsmaterialet:

Udbudsbetingelser

Bilag 1_Kravspecifikation

Bilag 2_Kontrakt-skabelon

Bilag 3_Tilbudsgivers forbehold

Bilag 4_Aktindsigt

Bilag 5_Tro og love-erklæring

Bilag 6_Udvælgelseskriterier

Bilag 7: Tildelingskriterier